Sabías que dentro de las facultades que tiene la Asamblea General de Condóminos es el discutir y aprobar el presupuesto anual de gastos. Siendo así, el Administrador tendrá que presentar ante dicha Asamblea su presupuesto para el año siguiente y los Condóminos por medio de su votación dentro de dicha asamblea elegirán si aprueban o no el presupuesto previsto para el Condominio. Pero ¿Cómo se calcula el presupuesto?

Para el cálculo del presupuesto de gastos te daremos 5 tips que te ayudarán a obtenerlo.

Pero,  antes  de  llegar  a  esos  consejos,  te  explicaremos  que  es  un presupuesto de gastos. En pocas palabras, es el control de entradas y salidas de dinero que se tiene dentro del condominio, por lo cual deberás de tener en mente: el personal, la maquinaria, los servicios y amenidades del condominio, el porcentaje de morosidad y los proveedores. Por lo cual podrán empezar por realizar diversos tipos de presupuestos antes de llegar al presupuesto final.

Y para dar más contexto a lo que se acaba de decirte, mencionaremos algunos tipos de presupuestos que podrás realizar para desmenuzar la información que necesitarás:

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Presupuesto de gastos operativos

Dentro de este presupuesto podrás detallar los gastos necesarios para obtener  el  funcionamiento  diario  de  tu  condominio,  por  ejemplo:  los  gastos administrativos, de mantenimiento, herramientas, etc.

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Presupuesto de personal

Este presupuesto se conforma de forma detallada de los gastos que se tienen contemplados por los empleados que llegase a contratar el condominio, por lo que se verán los salarios, las bonificaciones, aumentos salariales, y otros costos laborales.

Siendo así que los presupuestos antes mencionados te ayudarán a saber cuáles son los rubros que deberás de poner en el presupuesto y lo más importante:  Te  ayudarán  a  llegar  a  nuestro  primer  consejo  que  se  da  es  el siguiente.

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Tip número uno

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Entiende que gastos se tendrán que generar en el condominio y divide estos gastos en dos ramas principales, las cuales son:

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Gastos fijos

Los rubros relacionados con la Administración son varios y la idea es hacer que estos costos se logren formalizar en un gasto fijo.

¿Cómo logramos esto? Realmente, de una forma muy sencilla, la cual es generando un contrato en el cual se estipule el valor a pagar por estos rubros y fijando la duración del contrato, por lo cual podrás establecer que se pagará tal cantidad de manera mensual por el tiempo de un año.

Para no dejarte con la intriga de cuáles son estos rubros de los cuales se hablan, los pondremos a continuación:

• Administración
• Servicio de Vigilancia
• Mantenimiento de equipos
• Mantenimiento de áreas comunes
• Costes laborales

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Esto queda a expensas de todos los costos fijos que se puedan obtener, ya que con estos costos fijos lograremos saber con exactitud los gastos que se van a generar de estos rubros.

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Gastos Variables

Los gastos variables son los cuales no logramos saber con exactitud cómo calcularlos, pero si podemos hacer un aproximado y lo debemos de tener siempre en cuenta, porque de esto también dependerá el presupuesto a presentar.

Siendo así que algunos de los rubros que abarcan este apartado de gastos variables podrán ser los siguientes: 

• Servicios de Agua y Luz
• Reparaciones de bombas, servicios, sistemas de riego, etc.
• Compras de materiales como luminarias, herramientas para las áreas verdes, artículos de limpieza, etc.

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Para obtener un cálculo aproximado de estos gastos variables, será necesario revisar los ejercicios contables anteriores. Así, nos daremos cuenta de un precio gastado por estos conceptos y además podremos observar la temporalidad en caso de haber una, de cada cuando se realizaban estos gasto.

Tip número dos

No exagerar el presupuesto presentado, elevando de sobremanera los costos operativos y de personal ya previstos.

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Es necesario obtener un ingreso que nos permita cubrir todas las necesidades del condominio. Sin embargo, elevar de manera excesiva estos ingresos podrá generar el efecto contrario al pensado, ya que, en muchas ocasiones, cuando esto ocurre, los condóminos se encuentran inconformes y no pagan la cuota de mantenimiento.

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Y, si no se aprueba el presupuesto, esto empieza a generar cierta desconfianza ante la administración del condominio.

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Para tener un “colchón” para cualquier imprevisto, se puede estipular un fondo de reserva, el cual nos ayudará a cubrir las necesidades que no se encuentran previstas. Así, este fondo de reserva ayuda a suplir ciertos gastos.

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Además, la Asamblea General podrá decidir respecto a la inversión de los fondos, en tanto no se utilicen, en valores de inversión a la vista de mínimo riesgo, siempre y cuando sea conservando la liquidez necesaria para solventar las obligaciones de corto plazo.

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A su vez, también se recomienda no tener un presupuesto demasiado bajo, ya que esto lo único que hará es que a mediano o largo plazo se comience a utilizar el fondo de reserva para poder suplir las necesidades del condominio. De esta forma, cuando se presente un evento extraordinario, no se podrá suplir el gasto que este origine. 

Tip número tres

Se tiene que reconocer la situación financiera que presenta el condominio antes de dar a conocer el presupuesto de gastos anual. Esto es importante, ya que se sabrá el estado de cuentas en el cual se encuentra el condominio, cuál es la tasa de morosidad que tiene. Se puede dividir y analizar de la siguiente manera:

• Morosidad de los condóminos
• Morosidad y deuda con proveedores
• Cuentas por pagar

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Esto es muy importante conocer, porque la principal tarea será el pagar todas las deudas y recolectar la deuda generada por los condóminos, ya que, al obtener estos datos financieros, sabrás que tanto ingreso se requiere para lograr que el condominio esté con todos los requerimientos necesarios para el buen funcionamiento.

Tip número cuatro

Es necesario fijar objetivos, si bien tenemos que tener en cuenta los puntos que se mencionaron en los tips anteriores.

También es importante saber para qué vamos a fijar dicho presupuesto, y para ello tenemos que fijar objetivos reales, que necesitan proponer metas específicas, alcanzables, medibles, relevantes y con un plazo de cumplimiento.

Para entender esto, definiremos cada una de estas metas con la finalidad de que el día de mañana logren fijar un buen objetivo.

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Meta específica:

• Un objetivo específico implica tener como meta algo concreto y bien definido. Siendo así que el objetivo fijado debería dar respuesta a las siguientes preguntas:some text
  • ¿Quién está involucrado?
  • ¿Qué quiero lograr?
  • ¿Dónde?
  • ¿Cuándo quiero conseguirlo?
  • ¿Cuáles son los obstáculos y las limitaciones reales para alcanzar el objetivo?
  • ¿Por qué quiero conseguirlo?

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Al contestar todas estas preguntas, logramos quitar toda ambigüedad de nuestra meta específica.

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Meta alcanzable:

• Cuando nos fijamos un objetivo realista, vamos a percatar de las limitaciones y posibilidades personales y económicas con las cuales contamos. Para fijar bien este objetivo debemos de dar respuesta a estas dos preguntas:some text
  • ¿Cómo se puede alcanzar la meta?
  • ¿Cuán posible de lograr es el objetivo?

     Meta medible

• Es muy importante establecer esta meta, ya que dentro de este objetivo vamos a establecer criterios para evaluar y medir nuestro progreso. Así, lograremos saber cuando debemos de realizar los ajustes necesarios y dichos indicadores deberán de ser contables y deberá de contestar a las preguntas siguientes:some text
  • ¿Cuánto cuesta?
  • ¿Cuántos?
  • ¿Cómo sabré que lo he logrado?

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Meta relevante

• Un objetivo relevante es aquel que está alineado con otras metas y que, por tanto, tiene sentido en el conjunto del proyecto y deberá de contestar las preguntas que se plasman a continuación:some text
  • ¿Vale la pena?
  • ¿Es este el momento adecuado?
  • ¿Coincide esto con otros esfuerzos o necesidades?
  • ¿Eres la persona adecuada?
  • ¿Es aplicable en el entorno socioeconómico actual?

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Meta a plazo

• Es importante fijar un lapso para cumplir la meta, ya que esto nos va a ayudar a enfocar los esfuerzos.
  
  Tip número cinco

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Se tiene que realizar las estimaciones, ya que con el conocimiento de la situación financiera, los objetivos claros y los recursos con los que cuentas, puedes comenzar a hacer estimaciones.

Para las estimaciones debes, realizar cálculos de forma estimada, pero basándose en datos reales, cómo mover tus finanzas en el próximo período.

Recuerda tomar en cuenta el sueldo de todos los trabajadores y dejar un capital extra para reemplazos y horas adicionales

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Bonus tip

La planificación del presupuesto de tu condominio no tiene por qué ser una tarea tediosa o complicada. Con ComunidadFeliz, puedes simplificar y estructurar todo el proceso desde el inicio. Esta plataforma integral te permite gestionar y automatizar aspectos clave de la administración financiera, ahorrándote tiempo y evitando errores comunes.

¿Cómo ComunidadFeliz puede ayudarte con tu presupuesto?

• Crea y organiza tu presupuesto en un solo lugar: Define los ingresos y egresos previstos, clasifícalos en categorías y subcategorías como gastos operativos, mantenimiento o salarios. Además, puedes programar alertas y actualizaciones para mantener todo al día.
• Registra tus egresos de forma sencilla: Desde servicios de mantenimiento hasta compras de materiales, cada gasto queda registrado con todos los detalles necesarios (proveedor, monto y periodicidad).
• Automatiza los cargos recurrentes: Configura y distribuye las cuotas de mantenimiento mensuales entre los condóminos con solo unos clics. Incluye opciones de descuento por pronto pago o ajustes específicos para cada unidad.
• Accede a reportes detallados y en tiempo real: Consulta en cualquier momento el estado financiero de tu condominio, identifica áreas de mejora y comparte reportes claros con los condóminos para fomentar la transparencia.
• Biblioteca integrada: Almacena y comparte documentos como actas de asamblea o planes de presupuesto directamente desde la plataforma, asegurando que todos los residentes estén informados.

El poder de tener todo en un solo lugar ComunidadFeliz reúne herramientas avanzadas para administrar tu condominio de manera eficiente, clara y profesional. Desde la planificación del presupuesto hasta su ejecución, todo está diseñado para facilitar la vida de los administradores y fortalecer la confianza de los residentes.

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