Cobrar las cuotas de mantenimiento es, sin duda alguna, una de las tareas principales y más importantes del administrador del condominio. Es algo que se suele tomar por hecho pero que en la práctica es más complejo de lo que se piensa. Es por eso que te dejamos estos cinco útiles consejos de cobranza que te harán la vida más fácil. Continúa leyendo.
Cuando se vive en comunidad, surgen diversos gastos que entre todos los condóminos se deben cubrir. He aquí el motivo e importancia de las cuotas de mantenimiento; una cantidad estipulada en Asamblea General que será destinada a mantener en estado óptimo el condominio. La tarea de cobranza de este monto es del administrador y suele ser una de sus funciones más importantes y que más tiempo y esfuerzo pueden demandar.
Si bien hay vecinos que siempre pagan en tiempo y forma, nunca faltan aquellos, que por un motivo u otro, se atrasan o se niegan a pagar la cuota. Conocer estrategias de cobranza es crucial para la correcta gestión de administrador, además de que le ahorrará muchos problemas y estrés.
En pocas palabras, la cobranza es la obtención de un pago pactado, en este caso la cuota de mantenimiento que, la mayoría de las ocasiones, se cobra de manera mensual. A la hora de cobrar no sólo influyen aspectos técnicos y administrativos; el modo, momento y hasta lugar de hacerlo influye directamente. Una buena cobranza siempre será sinónimo de buena administración.
Para evitar confusiones, contratiempos y hasta momentos bochornosos, es importante tener una base de datos actualizada, correcta y bien organizada de todos los condóminos. Este es el primer paso y el más básico. Dicha base de datos deberá incluir, nombre completo, dirección de su domicilio, teléfono fijo, móvil, correo electrónico y una dirección alterna como puede ser la oficina, para encontrarlo en casos extraordinarios. Si el propietario renta una unidad, se deberán solicitar los datos del arrendatario.
Si el administrador o condómino son nuevos y nunca antes han tenido un trato directo, antes de ir al grano es importante siempre hacer un primer contacto cordial. Empezar por presentarte y luego entonces solicitar la cuota de mantenimiento. Al término, dejar en claro cómo serán los siguientes cobros para que no haya problemas en el futuro.
Si luego de un primer encuentro aún no se ha realizado el pago correspondiente, es necesario hacer un segundo acercamiento. Dicha notificación incluirá una advertencia sobre la pronta fecha límite y posibles sanciones al incumplir con el pago, las cuales están estipuladas en el reglamento interno.
Si luego de dos o más acercamientos, el condómino se rehúsa a pagar o simplemente no le es posible cubrirlo en su totalidad por problemas personales, es importante que te apoyes con tu comité o mesa directiva y les solicites te autoricen hacer convenios de pago con los morosos. Se puede crear un plan personalizado para que esa persona pueda cubrirlo sin afectar su economía ni perjudicar a la comunidad.
Como último consejo pero no menos importante, conocer y estudiar el Régimen de Condominio y Reglamento Interno es crucial para desempeñar una buena gestión administrativa y saber todo al respecto de las cuotas de mantenimiento y pasos a seguir cuando existen vecinos morosos. El conocimiento es poder y siempre es importante ampararse en documentos oficiales que harán más transparente tu labor.
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