Recomendaciones para un cierre de año, y cómo ComunidadFeliz te puede ayudar.

Sabemos que el 2025 está a la vuelta de la esquina, y es por eso que como administrador es muy importante hacer el cierre correspondiente del año, y anticiparse al inicio del siguiente. Es por eso que en ComunidadFeliz queremos compartirte algunos tips para que tengas presente, y además contarte sobre cómo nuestro software para gestión de condominios puede ser útil.

1. Cerrar el año con una asamblea general

Esté o no conformado el condominio como asociación civil, es muy recomendable convocar a una asamblea general para cerrar el año de forma correcta.

Esto debido a que podemos despejar dudas, mantener a los condóminos informados, y si es necesario hacer un repaso del presupuesto del 2025.

Hacer la convocatoria con anticipación, tener una agenda predefinida, llevar una minuta y contar con el quorum mínimo, entre otros, es sumamente importante para ratificar la validez de esta.

Aprovechamos de contarte que desde el módulo de Publicaciones puedes anunciar a todos los residentes el día y hora de la asamblea, o también puedes enviar una minuta de esta con el documento adjunto una vez esta ocurra.

Incluso, en el módulo de Biblioteca del condominio puedes dejar los documentos de las minutas, para que así todos puedan acceder en el futuro en caso de dudas. Más transparencia, más probable el éxito.

2. Presupuesto anual para el año siguiente

Tenemos un artículo dedicado exclusivamente a este tema, pero de más está decir que tener un presupuesto bien hecho para el año siguiente asegurará que las finanzas del condominio sean sostenibles.

Por acá algunos tips:

1. Proyectar gastos de proveedores
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2. Estimar variaciones de costos o precios de insumos
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3. Dejar definidos todos los cambios de nómina en el personal de condominio, tales como guardias, encargados de áreas verdes, entre otros.
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4. Agregar una glosa para gastos extraordinarios.
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5. Considerar la morosidad histórica al planificar la recaudación de cuotas de mantenimiento.
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6. Mantener un margen de holgura,  pero siempre razonable, tanto para arriba como para abajo.

3. Cierre contable del año y estados de cuenta

Estos son los puntos clave para una rendición de cuentas:

1. Reporte de ingresos y egresos del condominio (mensual, semestral o anual).
2. Situación financiera, detallando movimientos, cartolas bancarias y fondos disponibles.
3. Informe de mantenciones y reparaciones en bienes comunes.
4. Estado de las instalaciones del condominio.
5. Estrategias para reducir morosidad y resolver problemas financieros, incluyendo convenios de pago u otros mecanismos.
6. Otros temas exigidos por el reglamento, la asamblea o el comité de administración.

Lo más importante para un administrador es ser honesto y transparente con la información proporcionada a la comunidad.

La buena noticia, es que puedes hacer todo lo relacionado al punto #2 y #3 en los módulos de Egresos, Ingresos Extraordinarios y Presupuestos. Incluso, en el módulo de balance se generarán reportes automáticos con toda la información que ingreses al condominio, incluyendo la recaudación.

4. Planificar el año siguiente

Además de las finanzas, un buen administrador debe planificar otros aspectos clave. Aquí te dejamos algunas prioridades para el próximo año:

1. Actualiza el reglamento de copropiedad: Resuelve temas sin regulación renovando este documento.
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2. Involucra a la comunidad: Fomenta la participación y evita la falta de quórum informando sobre temas importantes. Esto también pensando en el comité de vigilancia.
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3. Aborda la morosidad: Implementa convenios de pago como solución financiera y lleva un registro completo. Con nuestra solución de pago en línea tus residentes podrán pagar con tarjeta de crédito y así evitar caer en deuda.
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4. Gestiona con eficiencia: La clave está en la organización, confiabilidad y una administración óptima.
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Te deseamos un excelente cierre de año y esperamos que estas sugerencias contribuyan a una gestión exitosa y a una comunidad feliz.

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Puedes conocer más de nuestras funcionalidades aquí si eres administrador/a, y aquí si eres parte del comité de vigilancia.

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