La administración del condominio se encarga de cobrar las cuotas de mantenimiento a todos los propietarios del condominio, pagar las facturas de los servicios, contratar mantenimientos, reparaciones y limpieza, etc.
Como estos gastos comunes salen del bolsillo de los propietarios, es importante que se utilicen los recursos deforma eficiente y legalmente obligatorio que el administrador presente los registros contables que muestren el resultado de todas las operaciones llevadas acabo durante el transcurso del año.
La transparencia es de suma importancia para gestionar y administrar una comunidad saludable.
El balance anual debe reflejar todos los movimientos económicos tanto de entrada como de salida, es decir ingresos y gastos.
Para hacer un buen informe final es primordial llevar una contabilidad completa en la que podamos visualizar de forma eficiente los ingresos y egresos, el flujo de caja, los valores adeudados pagados y los que estarían pendientes de pago, los bienes adquiridos y el valor que tienen, proveedores pendientes de pago, movimientos de la cuenta bancaria, remuneraciones y cotizaciones, etc.,
Lo importante a la hora de la rendir de cuentas es tener justificación de todo lo que uno plantea como, por ejemplo, facturas de proveedores, recibos de cobros, liquidaciones de nómina firmadas por los trabajadores, etc.
El software de Comunidad Feliz te resultará muy eficaz para llevar todos estos registros y cuentas de forma mucho más sencilla, todo en un mismo lugar y garantizando la transparencia que tu comunidad de propietarios necesita.
El administrador debe presentar de forma organizada y eficiente todos los documentos que tenga al respecto de los siguientes puntos importantes:
Informe financiero de ingresos y egresos que permite ver el beneficio o pérdida que se ha obtenido en el periodo anual.
Ejemplo de ingresos: gastos comunes, alquiler de zonas comunes, multas, etc.
Ejemplo de egresos: pago de personal, reparaciones,mantenimiento, etc.
Informe básico de los movimientos de dinero en efectivo y sus justificantes (facturas, recibís, etc.)
Se pretende ver cómo se está gastando el dinero y si se pueden evitar gastos innecesarios.
Resumen de todos los activos del condominio, deudas y capital.
Es de suma importancia para comprobar cuál es la situación económica del condominio.
Detalle del saldo y los movimientos ordenados y detallados de la cuenta bancaria del condominio.
Detalle de las recaudaciones y los cobros por demora, las deudas pendientes de propietarios morosos,intereses y tiempos de demora, etc.
Este informe es de suma importancia para los propietarios, teniendo en cuenta que la mayoría de los ingresos proceden de sus bolsillos.
En este informe deben aparecer los pagos realizados al personal en nómina de la comunidad, como el conserje, el personal de limpieza, o el de vigilancia si lo hay.
Y también los pagos que se hayan realizado de forma ocasional debido a obras o mantenimientos, si los hubiera.
Informe de proveedores
En este informe se incluirán los gastos por mantenimientos o productos de mantenimiento u obras que se hayan utilizado en el transcurso del año.
De importancia para conocer con qué dinero se cuenta en caso de imprevistos como la avería de un ascensor,por ejemplo.
Aunque es información de balance general, siempre está bien ver todos estos puntos detallados para facilitar la comprensión de cada detalle a los propietarios, así como para garantizar latan importante transparencia de la que siempre hablamos.
Es sumamente importante en la administración y gestión de cualquier condominio llevar de forma eficaz las finanzas.
Una buena gestión de las finanzas es de suma importancia para que los condóminos puedan disfrutar de sus bienes comunes en buen estado y con un mantenimiento óptimo, así como para hacer frente a los imprevistos que puedan ocasionarse, y para eso cada propietario debe aportar su cuota de mantenimiento oportuno.
La morosidad en los pagos de las cuotas de la comunidad afecta deforma negativa al condominio y lo pone en riesgo: pone en riesgo tanto sus finanzas como el buen estado de las instalaciones.
En ocasiones la morosidad baja o se liquida si se toman medidas como la restricción de uso de zonas comunes, por ejemplo.
Pero en otros casos la situación se puede complicar algo más y nos podemos encontrar con morosos que se niegan a pagar las cuotas pendientes o incluso morosos que no están físicamente y no conocemos donde se encuentran.
Ante estos casos debemos acudir a la vía judicial y existen dos posibilidades a contemplar: Acción civil ejecutiva y Procedimiento judicial de exclusión por asamblea.
La mejor y más rápida será la vía de acción civil ejecutiva. A través de esta se embargarán los bienes del moroso para pagar las deudas que tenga con la comunidad (por ejemplo, embargando su casa).
Es necesario tener absolutamente todo el estado de cuenta detallado con la deuda del propietario moroso, intereses excedidos, recargos, etc. firmado por administrador y presidente.
A esta documentación es importante añadir la del acta en la que se nombró a la administración del condominio.
Al tratarse de un trámite civil y no jurídico, el proceso es más rápido. El éxito dependerá de la calidad de las pruebas que se puedan aportar, por eso es de suma importancia llevar bien la gestión y administración.
Con el software de Comunidad Feliz tendrás todo tan bien organizado que no se te escapará ningún detalle y estarás preparado ante cualquier situación que ocurra.
Por lo general este proceso resulta muy útil ya que el moroso ante el miedo de que le embarguen su propiedad paga de inmediato las deudas que se le están reclamando.
Con todas las herramientas que hoy en día tenemos a nuestro alcance en cuanto a tecnología e informática se refiere, no te presentes ante la comunidad con un bloque de papeles.
Aprovecha el momento de comunicación que tienes ante ti y haz una buena presentación con herramientas gráficas y audiovisuales con la finalidad de transmitir lo mejor posible el mensaje y llegue a los condóminos de la forma más clara y profesional posible.
En ocasiones los copropietarios pueden ser un poco apáticos o desconfiados con los administradores, no te preocupes por eso.Solamente muestra tu entereza y trabajo duro.
Transmite de forma eficaz tu mensaje,no dejes hueco a la confusión y responde a cualquier duda o pregunta que tengan tus oyentes.
Muestra todos los datos, informes,documentos y justificantes que tengas en tu poder.
Da la oportunidad a los propietarios de llamar a cualquiera de los proveedores de facturas o de comprobar cualquiera de los gastos que se han efectuado durante el año a evaluar.
Como dice Stephen R. Covey, “Cuando la confianza es alta, la comunicación es fácil, instantánea y efectiva”
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