Como administrador de condominios tal vez hayas escuchado el término "protocolizar" en relación con las actas de asamblea. Este término se utiliza cuando se requiere realizar un documento con validez legal. Es decir, este documento te servirá como aval si alguna de las partes lo llegase a incumplir.
Los notarios son personas autorizadas por la ley para certificar la autenticidad de las firmas y los documentos. Su deber es certificar la autenticidad de la firma de la persona que solicita sus servicios.
En las actas, el notario transcribe su contenido, las marca con un número único y hace constar que los devuelve a la autoridad correspondiente o a la persona interesada. Así funciona la protocolización de las actas de asamblea.
Sigue los pasos a continuación para obtener un acta de asamblea protocolizada:
La protocolización sirve para contar con un aval legal del acuerdo que se efectuó. El Notario archivará el documento para que puedas hacer uso del mismo en casos de incumplimiento o extravío.
El artículo 2003 del Código Federal de Procedimientos Civiles indica que este escrito privado contiene una declaración de verdad y hará fe de la existencia de esta, más no de los hechos asentados.
La asamblea general es el órgano supremo de una asociación, y se encarga de acordar sus actos y operaciones, es decir, dirigir su rumbo. Para que los poderes les sean otorgados a una persona mediante un acuerdo pactado en la asamblea, el acta deberá ser protocolizada.
Desde el punto de vista fiscal, el Servicio de Administración Tributaria ordena que para dar un aviso de actualización a todos quienes formen parte de una sociedad (asociación de colonos o de vecinos), se adjunte un documento protocolizado, en el que describan las modificaciones e incorporaciones.
Es importante remarcar que las actas pueden protocolizarse solo si la asociación de vecinos o de colonos así lo dispone.
Protocolizar ante notario el acta de la asamblea es necesario siempre que la administración o la comunidad deseen asegurar la validez del documento y mantenerlo registrado de manera segura.
La legislación de los estados sobre el régimen de propiedad en condominio puede exigir el registro ante notario en determinados casos. En el Distrito Federal, la legislación exige el registro ante la Procuraduría Social (PROSOC) de las asambleas de designación del administrador.
Estos son los documentos necesarios para obtener un acta de asamblea protocolizada:
El plazo varía de acuerdo a la legislación del estado en materia de régimen de propiedad en condominio. En el Distrito Federal, el plazo señalado es de 15 días hábiles para el acta de la asamblea en la que se designó al administrador. En estos casos, la protocolización debe realizarse ante la Procuraduría Social (PROSOC).
La diferencia entre las asambleas ordinarias y las extraordinarias no radica únicamente en los temas que se discuten sino también en las formalidades que cada una debe de cumplir, además lo que contendrá dentro de cada una de sus actas.
Las asambleas ordinarias únicamente se asentarán en el libro respectivo y serán firmadas por el secretario y el presidente de la asamblea. Las actas de asambleas extraordinarias serán protocolizadas ante Notario público.
El objetivo principal de las Asambleas es resolver los problemas que surgen dentro de la comunidad de condóminos. En estos casos, disponer de una herramienta para realizar votaciones y encuestas entre los condóminos facilita mucho el trabajo.
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