¿Cómo administrar centros comerciales o fraccionamientos?

A finales de diciembre de 2017, México contaba con 738 centros comerciales y proyectaba construir 28 más durante el 2018. De igual forma, gran parte de la población vive en fraccionamientos residenciales, atraída especialmente por la seguridad, tranquilidad y ubicación que pueden brindar. Prueba del favorable desarrollo inmobiliario y comercial que está teniendo el país.

Sin embargo, administrar centros comerciales o fraccionamientos no es tarea sencilla. Como albergan copropietarios y ocupantes con intereses diferentes, es complicado manejar la convivencia y mantenerlos conformes a todos. Además, para ejercer correctamente su labor, el administrador debe conocer a fondo el Capítulo VI del Código Civil Federal (de la Copropiedad) y la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal o del Estado en el que opere pues las normas varían de un Estado a otro. Igualmente, tiene que saber de finanzas para gestionar bien los recursos de la comunidad.

Es sabido que el trabajo es bastante, pero ocurre en oportunidades que los condóminos y/o poseedores no están bien informados de todo lo que hace la administración y sienten que su trabajo no corresponde al sueldo que perciben. Ante esto es bueno tener claridad de las labores que se deben esperar de un administrador.

Pero ¿cuáles son las principales funciones de un administrador?

El administrador de fraccionamientos o centros comerciales puede ser una persona jurídica o moral, que sea capaz de demostrar que cuenta con las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su labor. En el caso de la Ciudad de México, debe registrarse y certificarse ante la Procuraduría Social (Prosoc), según lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 38 de la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal.

En base a la ley mencionada, y referente a las funciones específicas del administrador, se encuentran:

• Disponer de un libro de actas de la asamblea de condóminos.

• Conservar y supervisar los bienes pertenecientes al condominio, así como los servicios comunes.

• Fomentar la organización, integración y desarrollo adecuado de la comunidad.

• Representar y llevar las decisiones tomadas en la Asamblea General de los condóminos a las Asambleas de Administradores.

• Recabar y conservar los libros y la documentación relacionada con el condominio, y ponerlas a disposición de los copropietarios no morosos para que los consulten cuando lo deseen.

• Atender la operación adecuada y eficiente de las instalaciones y servicios generales.

• Administrar y conservar los bienes de uso común.

• Contratar los servicios domiciliarios para las áreas de uso común.

• Efectuar las obras de mantenimiento y reparaciones locativas a que haya lugar.

• Difundir y ejecutar los acuerdos de la Asamblea General.

• Realizar la cobranza de las cuotas para los fondos de mantenimiento y administración y el de reserva.

• Recaudar las cuotas extraordinarias.

• Realizar los gastos propios de mantenimiento y administración del condominio.

• Entregar recibo por todos los pagos que reciba.

• Entregar mensualmente a cada condómino un estado de cuenta (contabilidad) de la copropiedad.

• Convocar a Asambleas Generales.

• Representar a los condóminos o poseedores en la contratación de locales, espacios o instalaciones de propiedad común que sean objeto de arrendamiento, comodato o que se destinen al comercio.

• Cumplir el Reglamento Interno de la copropiedad.

• Cumplir, cuidar y exigir el cumplimiento de la Ley que regula la copropiedad en su Estado y el Reglamento Interno.

• Atender las condiciones dictadas por la Ley de Protección Civil y su Reglamento.

• Iniciar los procedimientos administrativos o judiciales que procedan contra los condóminos o poseedores que incumplan con sus obligaciones.

• Promover por lo menos una vez cada seis meses en coordinación con la Procuraduría y la Procuraduría Ambiental una jornada de difusión de los principios básicos de la cultura condominal y el cuidado del medio ambiente.

• Fomentar en la comunidad el conocimiento y el cumplimiento de la Ley de Copropiedad, la Escritura Constitutiva y el Reglamento Interno del condominio.

• Emitir constancias de no adeudo cuando sean solicitadas.

• Dirimir controversias asociadas a la mala convivencia.

Sumadas a estas obligaciones y responsabilidades, se hallan las establecidas por las Asamblea General en el Reglamento Interno del Condominio. El incumplimiento de cualquiera de ellas por parte del administrador puede derivar en la revocación de su nombramiento.

Entonces ¿cómo administrar correctamente centros comerciales y fraccionamientos?

Para una correcta administración de estas copropiedades, el administrador además de conocer el marco jurídico, sus responsabilidades y obligaciones, debe capacitarse en contabilidad y gestión de finanzas. De esa manera, podrá realizar los estados de cuenta exigidos y, sobre todo, invertir los recursos de manera eficiente y transparente, algo que genera confianza total en la comunidad.

También es importante conocer la legislación en materia laboral y de convivencia ciudadana, pues la contratación de vigilantes, persona para limpieza, etc. estará a su cargo, así como la resolución de conflictos vecinales.

No está de más buscar asesoría tanto en el área contable como en el ámbito laboral. Así será más fácil cumplir de manera correcta con las obligaciones.

¿Y la relación con los condóminos?

Es importante que el administrador cuente con un registro de todos los condóminos y residentes para localizarlos rápidamente cuando sea necesario. Además, debe mantener una comunicación fluida y eficiente con ellos.

El administrador debe informar de forma oportuna a toda la comunidad el estado de cada acción o proyecto, y tener a la mano la información financiera con el fin de hacer más efectiva y transparente su gestión, ya que sólo esto hará que los condóminos o poseedores se sientan más tranquilos y satisfechos con su trabajo.

Actualmente, el software de administración de condominios ComunidadFeliz.mx brinda al administrador apoyo en todo lo anteriormente señalado. Por un lado, cuenta con un módulo en el que administradores y condóminos pueden acceder a todos los informes contables y financieros de la comunidad, además de brindar un sistema de cálculo automático de las cuotas de mantenimiento. Por otra parte, ofrece un muro digital en el que toda la comunidad puede informarse, opinar y participar en la toma de decisiones, entregando la transparencia que las comunidades buscan.

Si lo que te mencionamos te interesa, solicita más información a través de contacto@comunidadfeliz.mx o llama al 5539581184 / 5521957075, un director comercial responderá las dudas que tengas.